1. Wie zijn wij
FYLM is een handelsnaam van Heinmade BV. Heinmade BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Heinmade BV
Kantstraat 63, 2480 Dessel
Btw-nummer: BE 1012.499.064
E-mail: info@fylm.be
Telefoon: +32 492 65 66 77
Hebt u een vraag over uw gegevens?
Mail ons gerust op info@fylm.be.
2. Welke gegevens we verzamelen
We verzamelen alleen de gegevens die we nodig hebben:
- Bij een offerteaanvraag: uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, de maten van uw ramen en deuren, en de foto's die u ons stuurt.
- Bij contact: wat u ons meedeelt per mail, telefoon of WhatsApp.
- Bij het online ondertekenen van een offerte: uw naam, uw handtekening en het tijdstip.
- Bij een opdracht of bestelling: uw factuurgegevens en, voor een onderneming, het btw-nummer.
- Bij een online betaling: de betaalgegevens worden verwerkt door onze betaaldienst Stripe. Wij zien uw volledige kaartgegevens niet.
- Bij een inschrijving voor ons nieuws: uw e-mailadres.
- Bij een bezoek aan de website: technische gegevens zoals uw IP-adres en browser, en, alleen met uw toestemming, hoe u de website gebruikt (zie punt 6).
Soms krijgen we uw gegevens via een partner die u naar ons doorverwijst.
We gebruiken ze dan op dezelfde manier.
U bent niet verplicht ons gegevens te geven.
Zonder uw adres en de maten van uw ramen kunnen we wel geen offerte maken.
We gebruiken foto's van uw woning alleen voor de offerte en de werken.
Foto's van het afgewerkte werk tonen we alleen als referentie, op onze website of sociale media, als u daar toestemming voor geeft, en zonder uw naam of adres.
3. Waarom we uw gegevens gebruiken
- Om een offerte op te maken en op te volgen. Dat is nodig om op uw vraag in te gaan, vóór er een overeenkomst is.
- Om de werken uit te voeren en te factureren. Dat is nodig voor de overeenkomst en om onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhouding en btw).
- Om u een herinnering te sturen over een offerte die nog openstaat. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang. U kunt altijd laten weten dat u dat niet wenst.
- Om u ons nieuws te sturen, alleen als u zich daarvoor hebt ingeschreven. Dat doen we op basis van uw toestemming. U kunt zich altijd uitschrijven.
- Om de website te verbeteren, alleen als u de optionele cookies aanvaardt. Ook dat doen we op basis van uw toestemming.
We verkopen uw gegevens nooit aan derden.
We nemen geen beslissingen over u die volledig automatisch tot stand komen, en we maken geen profielen van u.
4. Met wie we uw gegevens delen
We delen uw gegevens alleen als dat nodig is, en alleen met:
- Partners die de werken mee uitvoeren, zoals een onderaannemer voor de plaatsing. Zij krijgen alleen wat ze nodig hebben. Dat zijn uw naam, adres en telefoonnummer, en de maten en foto's van de ramen en deuren.
- Onze leveranciers van folie. Uw naam staat als referentie op onze bestelling.
- Onze boekhouder, voor de boekhouding en de btw-aangifte.
- Dienstverleners die gegevens voor ons bewaren of verwerken. Dat zijn ons klantenbeheer- en websitesysteem (Odoo, beheerd via oec.sh, op servers in de Europese Unie), onze e-mail (Microsoft 365), WhatsApp (Meta), onze betaaldienst (Stripe) en de analysediensten Google Analytics en Microsoft Clarity. Ook een AI-assistent (Claude van Anthropic) helpt ons om mails, offertes en de opvolging voor te bereiden. Een medewerker van FYLM kijkt alles na voor het vertrekt.
- Overheden, als de wet ons daartoe verplicht.
5. Gegevens buiten de Europese Unie
Sommige van onze dienstverleners (Google, Microsoft, Meta, Stripe en Anthropic) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Unie, onder meer in de Verenigde Staten.
Dat gebeurt dan met de waarborgen die de Europese regels voorschrijven, zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die de website in uw browser bewaart.
Bij uw eerste bezoek vragen we via een melding onderaan de pagina of u optionele cookies aanvaardt.
- Noodzakelijke cookies zorgen ervoor dat de website werkt: bijvoorbeeld uw winkelmandje, uw taal en uw keuze voor cookies. Daarvoor is geen toestemming nodig.
- Google Analytics (optioneel) toont ons hoeveel bezoekers de website heeft en welke pagina's ze bekijken.
- Microsoft Clarity (optioneel) toont ons hoe bezoekers door de website klikken en scrollen, met klikkaarten en opnames van een bezoek. De tekst op het scherm en alles wat u invult, zoals uw naam of telefoonnummer, wordt afgeschermd en niet opgenomen.
Google Analytics en Microsoft Clarity worden alleen geladen als u de optionele cookies aanvaardt.
U kunt uw keuze altijd wijzigen: klik hier om uw cookiekeuze opnieuw te maken.
Meer info vindt u in de privacyverklaringen van Google en Microsoft.
7. Hoe lang we uw gegevens bewaren
- Offerteaanvraag zonder opdracht: tot 3 jaar na ons laatste contact.
- Opdrachten en facturen: zo lang als de wet het vereist. Voor de boekhouding is dat 10 jaar.
- Inschrijving voor ons nieuws: tot u zich uitschrijft.
- Opnames van Microsoft Clarity: in de regel 30 dagen. Een opname die we als voorbeeld bewaren en de klikkaarten: maximaal 13 maanden.
8. Beveiliging
We beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen.
De website gebruikt een beveiligde verbinding (https), en alleen wie de gegevens nodig heeft voor zijn werk, heeft er toegang toe.
9. Uw rechten
U hebt het recht om:
- uw gegevens in te kijken;
- ze te laten verbeteren als ze niet kloppen;
- ze te laten wissen, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren;
- de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
- uw gegevens te krijgen in een gangbaar formaat, om ze door te geven aan een ander;
- uw toestemming op elk moment in te trekken.
Stuur daarvoor een mail naar info@fylm.be.
We antwoorden binnen een maand.
Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Wijzigingen
We passen dit privacybeleid aan als onze werkwijze verandert.
Bovenaan ziet u wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.